Word의 빨간 밑줄과 삭제선이 남는 이유를 설명하고, 변경 내용 추적 끄기·표시 숨기기·적용 및 거부를 구분해 검토본과 제출본을 관리합니다.
Word에서 수정한 문장에 색이 들어가거나 삭제한 글에 취소선이 남는다면 변경 내용 추적이 켜져 있었을 수 있습니다. 이때 추적 버튼을 끄거나 화면에서 표시를 숨기는 것만으로는 기존 수정 제안이 사라지지 않습니다.
문서를 제출하려는 상황이라면 먼저 판단할 것은 “흔적을 안 보이게 할 것인가”가 아니라 어떤 수정안을 최종 내용으로 확정할 것인가입니다. 검토 중인 원본을 별도 파일로 보관한 뒤 제출용 사본에서 처리하면, 수정 경위를 다시 확인할 자료를 남길 수 있습니다. 아래 절차는 Windows용 데스크톱 Word 기준입니다.
예를 들어 제출일은 15일을 제출일은 20일로 고친 제안이 있다면, 적용은 20일로 고친 내용을 확정하는 것이고 거부는 그 수정 제안을 버리는 것입니다. 모든 제안을 적용하는 것이 항상 올바른 정리는 아닙니다. 날짜·금액·책임 범위처럼 의미가 달라지는 부분부터 검토해야 합니다.
검토본에서 수정안을 하나씩 결정하기
받은 파일을 그대로 덮어쓰지 않도록 검토용 원본을 남기고 사본을 엽니다. 이후 검토 탭에서 진행합니다.
검토용 표시를 **모든 변경 내용(All Markup)**으로 바꿉니다.
**메모 및 변경 내용 표시(Show Markup)**에서 특정 검토자나 일부 변경 유형만 보이도록 제한해 둔 것은 아닌지 확인합니다. 전체 검토가 목적이면 모든 검토자가 보이게 합니다.
다음으로 변경 위치를 찾아 문맥을 읽습니다.
의도에 맞는 제안은 적용, 반영하지 않을 제안은 거부합니다.
다음 변경으로 이동해 같은 방식으로 검토합니다.
메뉴 이름은 Word 언어와 리본 구성에 따라 다르게 보일 수 있으므로 영문 이름도 함께 적었습니다. 핵심은 전체 변경을 보이는 상태에서 수정안을 결정하는 것입니다.
긴 문서라면 문서 순서대로 읽으면서 계약 조건이나 표 안의 숫자처럼 영향이 큰 부분을 먼저 구분해 두세요. 글꼴 변경과 금액 변경을 같은 무게로 처리할 필요는 없습니다. “수정 흔적 제거”라는 목표 때문에 내용을 읽지 않고 전체 적용을 누르면, 검토해야 할 차이도 함께 확정하게 됩니다.
Microsoft의 변경 내용 적용 설명에는 개별 적용·거부와 전체 처리 방법이 나옵니다. 전체 적용은 수정안의 내용에 이미 동의했고, 검토 범위도 확인한 경우에 선택하세요. 표시된 변경 내용만 적용과 모든 변경 내용 적용처럼 범위가 다른 명령을 같은 것으로 생각하면 안 됩니다.
최종본을 만들 때는 메모도 따로 확인하기
변경 내용 추적과 메모는 별개입니다. 수정안을 모두 처리했더라도 옆에 달린 검토 의견이나 대화가 남아 있을 수 있습니다. 최종본에 메모가 필요한지 판단하고, 불필요한 것은 해당 메모의 메뉴에서 삭제합니다. 다른 사람과 협의 중인 원본의 메모까지 임의로 지우지 않도록 사본에서 작업하세요.
제출 직전에는 다음 순서로 확인하면 화면 표시와 파일 상태를 혼동할 가능성을 줄일 수 있습니다.
앞으로의 편집을 기록할 필요가 없다면 변경 내용 추적을 끕니다.
모든 변경 내용 표시 상태로 돌아가 처리하지 않은 제안이 남았는지 봅니다.
검토 창(Reviewing Pane)을 열어 남은 변경을 살펴봅니다. 필터로 숨긴 항목이 없는지도 확인합니다.
메모를 별도로 확인하고 제출할 문장·표·페이지 구성을 읽습니다.
사본을 저장한 뒤 다시 열어 최종 상태를 확인합니다.
이 과정은 수정 제안과 메모를 정리하는 절차이지, 문서의 모든 개인정보나 숨은 데이터를 제거했다는 보장은 아닙니다. 수정 기록이 꼭 필요한 업무라면 검토본과 제출본의 파일 이름을 구분하고, 어느 쪽을 보낼지 마지막에 확인하세요.
버튼이 잠겨 있다면 강제로 풀지 않기
검토를 위해 공유된 문서나 보호된 문서에서는 추적을 끄거나 변경을 적용하는 기능이 제한될 수 있습니다. 이때 파일을 고장 난 것으로 단정하거나 제한 해제 도구를 찾기보다, 보낸 사람에게 필요한 편집 권한과 최종본 처리 방식을 확인하세요.
최종 승인을 받아야 하는 파일이라면 수정 제안을 남긴 채 돌려주는 것이 올바른 작업일 수도 있습니다. 상대가 변경 경위를 검토해야 하는지, 바로 배포할 완성본을 원하는지를 먼저 구분하면 “빨간 표시를 없앴는데 왜 검토 기록이 없어졌나”라는 협업 실수를 피할 수 있습니다.